Tervetuloa Forssan partiolaisten perehdytys- ja ohjekansioon!
Tämän kansion tarkoituksena on kertoa uusille johtajille ja apuaikuisille yleisiä käytänteitä sekä toimia muistiona lippukunnan johtajistolle toiminnan yleisistä käytänteistä.
Sisällys:
- Lippukunta
- Johtajisto
- Johtajiston tehtäviä
- Tilat
- Tiedotus
- Sisällön jakaminen someen
- Yleistä
- Hankintaohjeet
1. Lippukunta
Forssan Tornitulet ja Tornihaukat on perustettu vuonna 1955. Aluksi lippukunnat toimivat erikseen tyttö- ja poikalippukuntina, kunnes vuonna 2004 lippukunnat yhdistettiin yhteislippukunnaksi. Lippukunta vietti 60-vuotisjuhliaan vuoden 2015 syksyllä ja samalla otettiin käyttöön uusi lippu ja huivimerkki. Huivin värit ovat harmaa ja musta, lipun värit sininen ja valkoinen. Lippukunnan virallinen lyhenne on FoTo.
Lippukuntamme kuuluu Forssan alueeseen ja Hämeen partiopiiriin. Forssan lippukunnan lisäksi Forssan alueeseen kuuluu Koijärven, Jokioisten, Tammelan ja Humppilan partiolippukunnat.
2. Johtajisto
Lippukunnan johtajiston muodostavat kaikki toiminnassa mukana olevat johtajat. Johtajia ovat partio- ja ryhmänjohtajakurssin suorittaneet, ryhmien apuaikuiset sekä muut viikkotoiminnassa mukana olevat aikuiset. Johtajisto näkee toisiaan noin kerran kuussa järjestettävissä johtajiston kokouksissa kokoustila Tornikamarilla. Kokouksissa käydään läpi ajankohtaisia asioita ja ryhmien kuulumisia, kahvittelua unohtamatta.
Johtajistolla on myös oma WhatsApp -ryhmä, jossa infoillaan tulevista tapahtumista sekä keskustellaan päivänpolttavista asioista. Ryhmään voi liittyä allaolevalla linkillä: https://chat.whatsapp.com/7oIFWbOB2iLC62N2ROx0Kx.
2.1. Johtajiston tehtäviä
Lippukunnanjohtaja
- vastuu toiminnasta ja turvallisuudesta yleensä
- vastuu suhteista naapurilippukuntiin ja muihin toimijoihin
- yhdistyksen johtamisen tehtävät:
- → johtajiston kokousten vetäminen
- → hallituksen kokousten vetäminen
- → kevät- ja syyskokous
- jäsenistön asiat → hyväksyy jäsenet Kuksassa
- vastaa yhdessä viestintävastaavan kanssa ulkopuolisten tiedusteluihin
Pestijohtaja
- vastaa siitä, että joka ryhmällä on sopivat johtajat
- vastaa siitä, että lippukunnassa on pätevät johtajat (→ kannustaa koulutuksiin)
- vastaa siitä, että tapahtumille, retkille ja leireille sekä muihin tehtäviin valitaan johtajat
- vastaa siitä, että pestikeskustelut käydään
- johtajien kiittäminen
- ansiomerkit ja muut mahdolliset johtajiston muistamiset
Ohjelmajohtaja
- vastaa siitä, että lippukunnassa toteutetaan partio-ohjelman mukaista toimintaa kaikille ikäkausille
- →tukee kaikkien ryhmien johtajia ohjelman järjestämisessä
- →kehittää yhteistyötä ja huolehtii, että lippukunnassa järjestetään riittävästi ryhmien yhteistä toimintaa, mm. retket. Huom. osa toiminnasta voi olla yhteistä naapurilippukuntien kanssa.
- → puuttuu poikkeamiin toiminnassa, hakee ratkaisuja
Sihteeri
- pitää lippukunnan paperit ja sähköiset asiakirjat järjestyksessä
- kirjoittaa muistiot johtajiston kokouksista
- kirjoittaa muistiot hallituksen kokouksista
- kokoaa srk:n ja SP:n tilastot (pyytää muilta johtajilta tarvittavat tiedot)
Rahastonhoitaja
- vastaa lippukunnan käytännön rahaliikenteestä
- vastaa laskutuksista (lpk laskuttaa)
- vastaa maksuista
- vastaa talkoopistekirjanpidosta
- vastaa yhteydenpidosta kirjanpitäjään
- vastaa pankkikortin käytöstä
Kirjanpitäjä
- laatii kirjanpidon ja tilinpäätöksen
Viestintävastaava
- vastaa lippukunnan viestinnästä ja markkinoinnista
- vastaa lippukunnan viestintäkanavista (nettisivut ja some)
- vastaa markkinointitapahtumista (esim. eskaritapahtuma ja Heinämessut tms)
- vastaa jäsenhankinnasta
- vastaa yhdessä lippukunnanjohtajan kanssa ulkopuolisten tiedusteluihin
Jäsenrekisterivastaava
- päävastuu Kuksasta
- hoitaa ongelmatilanteet (peruskäyttö pestien mukaisesti johtajilla)
Kalustonhoitaja
- vastaa varaston kalustosta ja sen huollosta
- tekee ehdotukset uusista hankinnoista
- pitää yllä kalustoluetteloa
Kolovastaava
- vastaa kolon pienhankinnoista (askartelu ym)
- vastaa kolon siisteydestä (esim. vastuuttamalla ryhmät siivoamaan, järjestää kolotalkoot)
Retken/leirin/tapahtumanjohtaja
- vastaa turvallisuudesta
- vastaa siitä, että retkellä on riittävästi johtajia
- vastaa ennakkotiedotuksesta
- hoitaa rahaliikenteen ja siihen liittyvän kirjanpidon
- → tilittää rahat rahastonhoitajalle
- → ilmoittaa käytetyt talkoopisteet rahastonhoitajalle
Tapahtumat, joille valitaan erikseen johtajat
- Yhteisvastuukahvila
- Ilmoittautuminen
- Joulujuhla
Varainkeruut, joille valitaan erikseen vastuuhenkilö
- narikat
- Klemelän vartioinnit
- Joulutuotteiden myynti
Muut vastuuhenkilöt
- partiotuotetilaukset (paidat, merkit, huivit)
- → vastuu tiedotuksesta koteihin, tavaroiden tilauksesta ja jakelusta & rahaliikenteestä → tilittää rahat rahastonhoitajalle
3. Tilat
Pääasiallinen viikkotoiminta tapahtuu partiokololla, joka sijaitsee Pappilan rakennuksen vieressä, osoitteessa 1 linja 2. Kolon yhteydessä sijaitsee myös ruoka-, vaate- ja kalustovarasto.
Kokoustila Tornikamari sijaitsee pappilan yhteydessä, n. 50m kololta linja-auto-asemalle päin. Käynti Tornikamarille tapahtuu pappilan pääovesta.
4. Tiedotus
Lippukunnan tiedotus hoidetaan pääasiassa sähköpostilla, ryhmien omilla WhatsApp -ryhmillä sekä nettisivujen avulla. Sähköpostitiedotuksesta vastaa pääasiassa tiedottaja, mutta eri tehtäviin pestatut johtajat voivat tiedottaa asioistaan myös itse. Ryhmien sähköpostiosoitteet ovat muotoa foto-ryhmä-huoltajat@kuksa.partio.fi.
Käytössä olevat sähköpostiosoitteet (3/2020):
foto-pelotonpesukarhu-huoltajat@kuksa.partio.fi
foto-harat-huoltajat@kuksa.partio.fi
foto-apinat-huoltajat@kuksa.partio.fi
foto-pandat-huoltajat@kuksa.partio.fi
foto-puput-huoltajat@kuksa.partio.fi
Lippukunnan johtajistolla on myös oma sähköpostiosoite, joka kuitenkin poikkeaa ryhmien osoitemuodosta. Johtajiston listalle foto-johtajisto@lista.partio.fi lähetetyt viestit saapuvat listan tilaajille (=johtajiston jäsenille) vielä saman vuorokauden aikana klo 21.00. Tämän jälkeen lähetetyt viestit saapuvat tilaajille vasta seuraavan vuorokauden puolella klo 21.00. Ryhmien sähköpostiviesteillä ei ole todettua viivettä.
Kun lähetät viestiä koko lippukunnalle, laita vastaanottajat piilokopio -kenttään. Tietosuoja-asetukset ovat tiukat ja olemme sitoutuneet niiden noudattamiseen. Vaikka erillisten vastaanottajien nimet eivät näy ryhmien sähköpostiosoitteissa, pyritään pitämään listojen osoitteet piilossa ulkopuolisilta vastaanottajilta.
Mainitse joukkoviestien alussa, kenelle viesti on lähetetty.
esim. Jakelu: lippukunnan jäsenet ja huoltajat
Päätä viestisi tervehtien ja allekirjoita se omalla nimelläsi.
5. Sisällön jakaminen someen
5.1. YLEISTÄ
- ulkaise vain hyvälaatuisia kuvia – tärähtäneet eivät ole sopivaa nettimateriaalia, ellei sitä ole perusteltu esimerkiksi kontekstiin sopivalla aktiviteetilla.
- Lähtökohtaisesti jokaisella lapsella ja aikuisella on kuvauslupa, ellei sitä erikseen ole kielletty.
- Kaikkiin sometileille tuleviin yksityisviesteihin vastataan asianmukaisesti.
5.2. INSTAGRAM
- Käytä kuvien yhteydessä aina hashtageja #fotopartio #partioscout # hppartio sekä tarvittaessa asiaankuuluvia muita hashtageja, kuten #nuotio, #retkiruokaa, #sudenpennut.
- Älä käytä “filttereitä” tai muita korostuksia.
- Voit tägätä ihmisiä, jos he liittyvät kuvaustilanteeseen
- Muista asiallinen kuvateksti kuvan yhteyteen > tarkista oikeinkirjoitus.
5.3. FACEBOOK
- Voit jakaa kuvia suoraan Instagramista. Päivitä mieluiten sekä Facebook että Instagram samaan aikaan.
- Pyri julkaisemaan sisältöä aina kuvan kanssa – se toimii markkinoinnin ja näkyvyyden kannalta paremmin!
- Facebookissa voi jakaa myös lippukunnan tiedotteita sellaisenaan. Mukaan tulee liittää myös linkki nettisivujen tiedotteeseen.
6. Hankintaohjeet
- Jos hankit lippukunnalle jotain omilla rahoillasi, olet oikeutettu saamaan käyttämäsi summan takaisin. Pienet ostokset voi tehdä ilman hallituksen päätöstä, mutta isompia hankintoja varten on syytä keskustella hallituksen kanssa.
- Lippukunnalla on käytössä myös oma pankkikortti, jolla voi tehdä hankintoja lippukunnan käyttöön. Kortin saa lunastettua rahastonhoitajalta ja se tulee palauttaa takaisin mahdollisimman pian.
- Muista säilyttää kuitti jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta!
