Tämä ohje on hyväksytty hallituksen kokouksessa 9.5.2022 ja se astuu voimaan välittömästi
Toisinaan partio-ohjelman järjestäminen vaatii hankintoja. Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake.
Hankinnat omista varoista
Jos hankit partio-ohjelman toteuttamiseen jotain omilla rahoillasi, olet lähtökohtaisesti oikeutettu saamaan käyttämäsi summan takaisin. Arvoltaan vähäiset hankinnat voi yleensä tehdä ilman hallituksen päätöstä, mutta isommista hankinnoista päättää lippukunnan hallitus.
Hankinnat yhdistyksen pankkikortilla
Jos et halua käyttää hankintoihin omaa rahaa tai teet isompia hankintoja, silloin ostosten maksamiseen voi käyttää lippukunnan pankkikorttia. Kortin käytöstä on sovittava erikseen rahastonhoitajan kanssa, joka vastaa kortin säilyttämisestä.
Pankkikortin käyttäjä vastaa kortin asianmukaisesta käyttämisestä. Korttia tai kortin PIN-koodia ei tule luovuttaa ulkopuolisille. Pankkikortin käyttäjä vastaa huolimattomalla käytöksellään aiheutuneista kuluista ja seurauksista.
Ostotapahtumien tositteet
Omakustanteisten hankintojen takaisinmaksun ehtona on tilityslomakkeen yhteyteen liitetty ostotosite, eli kuitti. Kuitista tulee selvitä ostopaikka, ostettu tuote sekä oston ajankohta. Kulukorvaus maksetaan tilille 2 viikon kuluessa kuitin hyväksymisestä.
Tilityslomake
Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake. Tilityslomake ja tähän liitetty kuitti tulee toimittaa hallitukselle viipymättä oston jälkeen. Hallitus käsittelee vain saman vuoden aikana toimitetut tilityslomakkeet, poislukien joulukuussa jätetyt lomakkeet, jotka käsitellään seuraavan vuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.
Hallituksella ei ole takaisinmaksuvelvoitetta myöhässä toimitettujen tilityslomakkeiden osalta.
Kilometrikorvaukset
Lippukunta maksaa matkakorvauksia sellaisista matkoista, jotka suuntautuvat ennalta sovituille partiokursseille tai partiotapahtumiin (esimerkiksi kisoihin). Matkakorvauksen suuruus on 0,25€/km.
Kilometrikorvauksia haetaan omalla kilometrikorvauslomakkeella.
