Toisinaan partio-ohjelman järjestäminen vaatii hankintoja. Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake.
Hankinnat omista varoista
Jos hankit partio-ohjelman toteuttamiseen jotain omilla rahoillasi, olet lähtökohtaisesti oikeutettu saamaan käyttämäsi summan takaisin. Arvoltaan vähäiset hankinnat voi yleensä tehdä ilman hallituksen päätöstä, mutta isommista hankinnoista päättää lippukunnan hallitus.
Pankkikortti ja S-Business
Jos et halua käyttää hankintoihin omaa rahaa tai teet isompia hankintoja, silloin ostosten maksamiseen voi käyttää lippukunnan pankkikorttia.
S-ryhmän liikkeisiin suositellaan käytettäväksi S-Business -korttia. S-Business -kortilla tehdyistä ostoksista saa asiakasryhmäalennusta.
Korttien käytöstä on sovittava erikseen hallituksen kanssa.
Pankkikortin ja S-Business -kortin käyttäjä vastaa kortin asianmukaisesta käyttämisestä. Korttia tai kortin PIN-koodia ei tule luovuttaa ulkopuolisille. Pankkikortin käyttäjä vastaa huolimattomalla käytöksellään aiheutuneista kuluista ja seurauksista.
Ostotapahtumien tositteet
Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta tulee pyytää kuitti, riippumatta siitä, onko osto tehty omalla rahalla vai lippukunnan pankkikortilla. Kuitti tulee liittää tilityslomakkeelle.
Omakustanteisten hankintojen takaisinmaksun ehtona on tilityslomakkeen yhteyteen liitetty ostotosite, eli kuitti. Kuitista tulee selvitä ostopaikka, ostettu tuote, sen hinta sekä oston ajankohta.
Tilityslomake
Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake. Tilityslomake ja tähän liitetty kuitti tulee toimittaa hallitukselle viipymättä oston jälkeen. Hallitus käsittelee vain saman vuoden aikana toimitetut tilityslomakkeet, poislukien joulukuussa jätetyt lomakkeet, jotka käsitellään seuraavan vuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.
Kulukorvaus maksetaan tilille viikon kuluessa kuitin hyväksymisestä. Hallituksella ei ole takaisinmaksuvelvoitetta myöhässä toimitettujen tilityslomakkeiden osalta.
Kilometrikorvaukset
Lippukunta maksaa matkakorvauksia sellaisista matkoista, jotka suuntautuvat ennalta sovituille partiokursseille tai partiotapahtumiin (esimerkiksi kisoihin). Matkakorvauksen suuruus on 0,30€/km.
Kilometrikorvauksia haetaan omalla kilometrikorvauslomakkeella.
Nämä ohjeet on hyväksytty Forssan Tornitulet ja Tornihaukat ry:n hallituksen kokouksessa 9.5.2022.
Kilometrikorvauksen nostamisesta 0,25€/km > 0,30€/km on päätetty hallituksen kokouksessa 22.1.2023.
Tilityslomakkeen täyttöohje
LIPPUKUNNAN PANKKIKORTTI = kun ostos on maksettu suoraan lippukunnan tililtä.
S-BUSINESS -KORTTI = kun ostos on tehty lippukunnan S-business -kortilla.
OMA OSTO = rasti ruutuun silloin, kun kyseessä on meno, joka on maksettu omista varoista. Tällöin olet oikeutettu saamaan käyttämäsi rahan takaisin yllä mainittujen ehtojen mukaan.
OSTAJAN NIMI = ostoksen tehnyt henkilö.
OSTON KUVAUS = lyhyt, mutta tarkka kuvaus ostoksesta ja sen tarkoituksesta. Esim. Seikkailijoiden retkiruoka.
OSTON PVM = päivämäärä, joka on merkitty ostokuittiin.
TILINUMERO = tilinumero täytetään ainoastaan silloin, kun kyseessä on oma osto.
ALLEKIRJOITUS = Tilityslomakkeen täyttäjä vakuuttaa allekirjoituksella lomakkeen tiedot oikeiksi.
