Kulukorvausohje

Toisinaan partio-ohjelman järjestäminen vaatii hankintoja. Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake.

Hankinnat omista varoista

Jos hankit partio-ohjelman toteuttamiseen jotain omilla rahoillasi, olet lähtökohtaisesti oikeutettu saamaan käyttämäsi summan takaisin. Arvoltaan vähäiset hankinnat voi yleensä tehdä ilman hallituksen päätöstä, mutta isommista hankinnoista päättää lippukunnan hallitus.

Hankinnat yhdistyksen pankkikortilla

Jos et halua käyttää hankintoihin omaa rahaa tai teet isompia hankintoja, silloin ostosten maksamiseen voi käyttää lippukunnan pankkikorttia. Kortin käytöstä on sovittava erikseen rahastonhoitajan kanssa, joka vastaa kortin säilyttämisestä.

Pankkikortin käyttäjä vastaa kortin asianmukaisesta käyttämisestä. Korttia tai kortin PIN-koodia ei tule luovuttaa ulkopuolisille. Pankkikortin käyttäjä vastaa huolimattomalla käytöksellään aiheutuneista kuluista ja seurauksista.


Ostotapahtumien tositteet

Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta tulee pyytää kuitti, riippumatta siitä, onko osto tehty omalla rahalla vai lippukunnan pankkikortilla. Kuitti tulee liittää tilityslomakkeelle.

Omakustanteisten hankintojen takaisinmaksun ehtona on tilityslomakkeen yhteyteen liitetty ostotosite, eli kuitti. Kuitista tulee selvitä ostopaikka, ostettu tuote sekä oston ajankohta.

Tilityslomake

Jokaisesta lippukunnalle tehdystä hankinnasta täytetään tilityslomake. Tilityslomake ja tähän liitetty kuitti tulee toimittaa hallitukselle viipymättä oston jälkeen. Hallitus käsittelee vain saman vuoden aikana toimitetut tilityslomakkeet, poislukien joulukuussa jätetyt lomakkeet, jotka käsitellään seuraavan vuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.

Kulukorvaus maksetaan tilille 2 viikon kuluessa kuitin hyväksymisestä. Hallituksella ei ole takaisinmaksuvelvoitetta myöhässä toimitettujen tilityslomakkeiden osalta.

Kilometrikorvaukset

Lippukunta maksaa matkakorvauksia sellaisista matkoista, jotka suuntautuvat ennalta sovituille partiokursseille tai partiotapahtumiin (esimerkiksi kisoihin). Matkakorvauksen suuruus on 0,25€/km.

Kilometrikorvauksia haetaan omalla kilometrikorvauslomakkeella.

Nämä ohjeet on hyväksynyt Forssan Tornitulet ja Tornihaukat ry:n hallitus kokouksessaan 9.5.2022.


Tilityslomakkeen täyttöohje

NIMI = ostajan / tilittäjän nimi
SELITE = lyhyt kuvaus ostoksesta ja sen tarkoituksesta. Esim. Seikkailijoiden retkiruoka tai narikkarahat 3.5.2022
PÄIVÄYS = tilityslomakkeen täyttöpäivämäärä
TILINUMERO = tilinumero täytetään ainoastaan silloin, kun kyseessä on oma ostos
ALLEKIRJOITUS = tilityslomakkeen täyttäjä vakuuttaa allekirjoituksella lomakkeen tiedot oikeiksi

TULO = täytetään silloin, kun henkilö on siirtänyt rahaa lippukunnan tilille. Esimerkiksi narikkarahat tai peräkärryn vuokraus.
MENO = täytetään silloin, kun henkilö on tehnyt ostoja lippukunnan toimintaan.

TILISUORITUS = rasti ruutuun silloin, kun kyseessä on meno, joka on maksettu suoraan lippukunnan tililtä (=pankkikortilla).
OMA OSTOS = rasti ruutuun silloin, kun kyseessä on meno, joka on maksettu omista varoista. Tällöin olet oikeutettu saamaan käyttämäsi rahan takaisin yllä mainittujen ehtojen mukaan.

HYVÄKSYTTY = kun hallitus on käsitellyt ja hyväksynyt tilityslomakkeen, lippukunnanjohtaja tai muu hallituksen jäsen merkitsee sen hyväksytyksi

Voit ladata lomakkeet tästä